Une facture est présentée par une entreprise pour payer des produits et des services achetés à des fournisseurs. Celle-ci doit s’assurer de payer ses factures à temps afin d’éviter les frais de retard de paiement et de maintenir des relations solides avec leurs fournisseurs.
Examinez les factures dès que vous les recevez
Il est préférable de prendre l’habitude d’examiner les factures dès que vous les recevez de vos fournisseurs, afin qu’elles ne soient pas égarées et que les détails de l’achat soient frais dans votre esprit. Comme le confirme cet article, Lorsqu’une facture arrive dans votre entreprise, examinez-la pour les éléments suivants :
- Vérifiez la date d’échéance de la facture
- Examinez les biens ou services fournis
- Vérifiez le coût total du vendeur
- Choisissez le bon mode de paiement
Vérifiez quels modes de paiement le fournisseur accepte et choisissez celui qui est le plus intelligent et le plus pratique pour votre petite entreprise. Si, par exemple, votre carte de crédit professionnelle vous permet d’obtenir des remises en espèces ou des primes de voyage chaque fois que vous l’utilisez, elle pourrait être la meilleure option pour le paiement de vos factures, à condition que vous vous assuriez de toujours régler votre facture de carte de crédit à l’échéance.
Organisez les factures en fonction d’un calendrier de paiement
Mettez en place un système cohérent de comptes fournisseurs pour suivre toutes les factures que vous recevez par date d’échéance. Vous pouvez créer un calendrier de facturation dans Excel qui classe vos factures par date d’échéance ou vous pouvez utiliser une solution comptable basée sur le cloud pour créer un calendrier de paiement des factures. La fréquence de paiement des factures dépendra du volume de factures que votre entreprise reçoit : si vous recevez plusieurs factures à différents moments du mois, il peut être judicieux de payer les factures sur une base hebdomadaire, pour éviter qu’elles ne s’accumulent au cours du mois.
Automatisez le paiement des factures
Le moyen le plus simple et le plus fiable de vous assurer que votre entreprise ne manque jamais un paiement de facture est d’automatiser tous vos paiements de factures, si possible. Grâce au paiement automatique des factures, vous pouvez programmer des paiements récurrents de manière à ce que l’argent soit automatiquement prélevé sur votre carte de crédit ou votre compte bancaire selon le calendrier de paiement que vous avez défini. De cette façon, vous n’avez même pas à penser à vos paiements de factures ; vos factures seront payées automatiquement avant la date limite de paiement des factures.
